随着业务的增长，它通常会面临扩展、工作流优化和流程自动化方面的问题。随着员工人数的增加，管理公司的人力资源也变得越来越复杂。

为了满足所有日常 HR 任务以及人事和薪资需求，您可以利用人力资源管理系统 (HRMS)——一种有助于 HR 活动的专业软件。

现在让我们看看典型的 HR 问题以及 HRMS 软件如何解决这些问题。

1、处理日常人力资源任务

在许多公司中，人力资源部门面临着进退两难的境地。人力资源经理确实希望改善员工的整体工作环境，但大多数时候他们需要处理文书工作和日常管理任务，例如处理员工信息和回答问题。为了处理这些日常任务，公司可以使用人力资源管理系统。让我们看看人力资源管理系统实际上是如何提高生产力的。

减少文书工作。人力资源管理系统消除了与人力资源运营相关的许多文书工作。具体来说，它标准化了与员工信息（就业历史、执照、认证、教育、技能、绩效和薪酬信息等）、招聘、更改工资等相关的流程。

加快文档的创建。HRMS 可帮助 HR 经理将所有员工数据保存在一个地方，并根据此信息快速创建任何文档。使用 HRMS，人力资源经理无需整理成堆的文档来创建员工评级、库存计划或任何其他文档。
节省时间。人力资源管理系统通过将所有信息保存在一个安全的地方并组织所有管理任务来节省时间。

2、监控 KPI

关键绩效指标 (KPI) 是一个可衡量的值，显示员工或整个公司实现其业务目标的效率。企业应该只衡量真正重要的事情，人力资源管理系统可以自动化这个过程。使用 HRMS 监控的最重要 KPI 是：

在职时间

如果员工保持同一职位的时间过长，他们的生产力就会下降。人力资源管理系统的任务是监控每位员工在其职位上停留的时间，并在需要晋升时提醒人力资源经理。

留住员工

保留率衡量员工在公司的保留率，并表明公司内部的工作稳定性。当一名员工辞职而公司需要雇用一名新员工时，这会给公司带来很大的损失。人力资源管理系统有助于监控人才的保留情况并监控提高整体生产力的正式保留策略。

旷课

这表示员工因病假、延误或其他原因缺勤的天数。人力资源管理系统有效地跟踪时间和出勤率，没有任何错误。

实现目标的时间

该 KPI 衡量劳动力的效率以及员工完成特定目标所需的时间。

Quam 是高效 HRMS 软件的一个很好的例子，它可以帮助员工和公司方便地监控主要 KPI 和其他功能。

3、有效管理员工

减少重复的管理任务并自动化公司内的某些流程可提高整体效率。大多数 HRMS 可以轻松地集中收集数据、自动化业务工作流，并通过图表和图形增加可见性。以下是人力资源管理系统可以提供的用于改进员工管理和工作流程的主要功能：

考勤管理

此功能可跟踪员工的工作时间，并确保员工因加班而得到适当补偿。如果没有 HRMS，就很难在不遗漏任何细节的情况下监控这些信息。

培训管理

此功能跟踪和报告面向员工的讲师指导的培训计划和课程。它组织培训课程、评分、记录、历史和时间表。

工资单

工资单错误可能是公司的垮台，因此妥善管理工资单非常重要。人力资源管理系统可以计算薪水、控制支付时间表并确保准确性。

绩效管理

通常，对员工绩效进行长期监控，并每年提供一次反馈。但是保存每个员工的所有这些信息需要花费大量的时间和精力。在人力资源管理系统的帮助下，公司可以实时获得 360 度反馈。持续记录绩效相关数据可能会对员工绩效产生积极影响。此外，绩效管理数据可以展示对薪酬、奖励、规划职业目标等的更深入见解。

招聘和入职

贵公司的入职流程是否简单、快速且高效？如果没有，那么 HRMS 才是您真正需要的。HRMS 可以通过以下方式提高入职效率：

控制入职流程

明确每位员工的角色

允许公司监控进度

让新人感受到联系

4、改善员工自助服务

员工自助服务是现代 HRMS 软件最受欢迎的功能之一。员工经常有关于条款、条件、薪水、休假等的详细问题。但是人力资源部门很难为数百名员工单独回答所有这些问题

自动化的人力资源管理系统提供更好的员工自助服务和更高的员工满意度。有了人力资源管理系统，如果员工想检查他们可用的带薪休假、带薪病假或远程工作的能力，他们可以自己完成。HRMS 软件通常为员工提供自己的帐户，他们可以在其中找到任何所需的信息。

5、性价比高

通过用自动化技术取代耗时的数据输入任务，您将为您的公司节省大量资金。除了最初的节省之外，自动化还使所有流程都数字化，从而使公司免于使用纸张。

假设我们有一个由 100 到 300 名员工组成的中型企业。平均而言，我们公司至少需要一名员工来管理每月的工资单。正如 Sage 的一项研究表明，人力资源管理系统的成本从每位员工每月 1 美元到 3 美元不等，在我们的案例中，这远低于人力资源经理的工资。

与薪资管理一样，公司还需要一名员工来监控和跟踪出勤和休假流程。但是，企业可以数字化并使用 HRMS 来简化单调的管理任务，而不是雇用人员来管理这些流程。

6、消除人为错误

不必要的业务成本的另一个主要来源是人为错误。自动化 HR 任务可以减少重复输入等典型错误的可能性，并使员工能够仔细检查他们的工作是否存在任何可能的错别字。

7、提供隐私和数据安全

投资 HRMS 是确保保护员工数据的重要一步。雇主有责任防止员工个人数据被滥用并保护这些数据免受外部威胁。人力资源管理系统通过加密来帮助保护个人信息免受黑客和未经授权的用户的侵害。

此外，HRMS 带有工资单功能，通过使用密码授权保护此类数据并将信息存储在内部硬件上，提供了一种更安全的工资单处理方式。

例如，Quam HRMS 软件使用纵深防御安全原则在各个级别锁定员工数据。它提供每周漏洞扫描、带有安全指标的年度渗透测试等等。这有助于防止任何业务数据泄漏。

不要浪费人力资源部门的时间。为所有与 HR 相关的任务选择现代解决方案。如果您想讨论您的特定需求创建自定义HRMS软件，取得联系 与我们的团队，我们很乐意讨论的可能性。

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